טעות נפוצה היא שקבצי PDF אינם נגישים לקוראי-מסך. הטעות הזאת נוצרה עקב טיפול לא-נכון בקבצים:

• יצרני תוכן מעלים לרשת מסמכים סרוקים, שהם למעשה תמונות. מסמכים אלה לא יכולים להיות נגישים לקוראי-מסך, כיוון שהם אינם כוללים "טקסט חי".
• יצרני תוכן ממירים את מסמכיהם לפורמט PDF באמצעות תוכנות המרה חינמיות שאינן תומכות בנגישות.
• יצרני תוכן מְגִנִּים על המסמכים שלהם מהעתקות ולא דואגים לסמן את האפשרות לחשוף את הטקסטים לקוראי-מסך.

כעובדה, קבצי PDF ניתנים להנגשה מלאה, אולם כמו בכל תוכנה ליצירת תוכן אינטרנטי, גם קבצי PDF יש לבנות באופן שיתמוך בנגישות מלאה. העקרונות ליצירת קבצי PDF נגישים זהים לעקרונות להנגשת HTML.

כיצד להנגיש קבצי PDF?

1. מסמך מקור נגיש

כדי שקובץ PDF יהיה נגיש, יש להנגיש תחילה את מסמך המקור. קִראו את ההנחיות להנגשת קבצי word. הקפידו על הדברים הבאים:

• טקסט חלופי לתמונות.
• שימוש נכון בהיררכיה של כותרות, ושימוש בסגנון כותרות.
• ריווח באמצעות הגדרות של סגנונות לפסקה, כותרות, טבלאות וטורים. אל תרווחו באמצעות מעברי שורה, רווחים, טאבים.
• צבעוניות בקונטרסט נגיש.
• קישורים מוגדרים במלל המתאר את מטרת הקישור (המנעו מ"לחץ כאן", "לפרטים נוספים").
• הגדרת חזרה שורת כותרת בטבלה (לא נותן פתרון נגישותי מלא בטבלאות מורכבות).

2. קבעו הגדרות המרה התומכות בנגישות

• Word 2003 – תפריט Adobe PDF > שינוי קביעות המרה. ב Word 2007 – תפריט Acrobar > כפתור Preferences
• בחלון קביעות המרה > לשונית קביעות > סמנו את האפשרויות: "צור סימניות", "הוסף קישורים" ו"הפעל נגישות וזרימה מחדש ב PDF מתויג"

3. המירו את המסמך ל PDF

בשלב הזה אם בניתם את מסמך ה Word בצורה נגישה, קובץ ה PDF שלכם כבר די נגיש. עכשיו הגיע הזמן לביצוע בדיקה ותיקונים קלים.